Le système de gestion en ligne Expodoc a été officiellement lancé voici trois ans après une phase de développement durant laquelle des spécialistes IT et de salons s'étaient concertés pour trouver une alternative numérique au vade-mecum de salons, des documents lourds et incommodes, dont la composition, l'expédition, le suivi et le traitement se révélaient à la fois coûteux en temps et en argent pour l'organisateur du salon. La toute première version d'Expodoc a donc été accueillie avec enthousiasme, tant par les organisateurs de salons que les exposants et fournisseurs de services. Tous étaient ravis de pouvoir enfin se passer de dossiers épaisses, d'innombrables fax de commande et de confirmation, d'incertitudes sur les délais de livraison et les paiements. En un coup d'oeil, l'utilisateur obtient avec Expodoc un état complet de la situation pour chacun de ses événements : quels produits/services ont été commandés par quels exposants, quand et à quel tarif ; quelles commandes ont été confirmées ou pas encore…
"Depuis longtemps pourtant, Expodoc ne se contente plus de simplement gérer les commandes", explique Mirela Brkic, d'Expo Projects. "Sous l'impulsion de la première génération d'utilisateurs, entre autres Libéma, VNU Exhibitions, Dibevo, IFAS, Textirama et Kortrijk Xpo, les fonctions de la plate-forme ont été constamment étendues pour devenir une formule intégrée complète destinée à la gestion des exposants, la palette de services, les fournisseurs et tous les petits tracas inhérents à l'organisation ou la participation à des salons : délais à respecter, listes des tâches etc. Comme il s'agit d'une plate-forme on-line, tout organisateur peut y travailler à n'importe quel moment, où qu'il se trouve. Expodoc communique sans aucun problème avec les logiciels de back-office et de comptabilité les plus courants."
Gestion automatisée des plans techniques
L'interface utilisateur d'Expodoc pour les exposants est disponible en français, néerlandais, anglais et allemand. Un module de gestion en ligne des plans techniques y a été récemment ajouté. L'exposant y stipule les équipements utilitaires dont il a besoin sur le stand, après quoi les installateurs sont informés de tous ces détails qui sont gérés de façon centralisée. Avec ce nouveau module, Expodoc garantit un bon soutien logistique, ce qui facilite le montage des stands.
Paiements en ligne
Mirela Brkic : "Expodoc a entre-temps subi l'épreuve du feu de salons professionnels internationaux comme Intirio, Parkeervak, LingeriePro, AutoTechnica, Polyclose et Indumation, de salons grand public comme la Boekenbeurs, Tuinidee, autonomies et Gadgetplanet, et même de congrès renommés, par exemple ISICEM et GEEW. C'est pourquoi nous fermons aujourd'hui la boucle et proposons à nos utilisateurs un module de paiement on-line qui permet d'exécuter des transactions en tout confort et toute sécurité. Cela facilitera considérablement la gestion financière des commandes.
A propos d'Expodoc :
Expodoc est un outil de gestion de foires et salons avec un manuel en ligne, développé par Expo Projects. En 2007, une première version fut longuement testée par une série d'organisateurs de salons, réalisateurs, sous-traitants et fournisseurs de services. L'actuelle plate-forme est utilisée par de grands organisateurs de salons et de congrès en Belgique et aux Pays-Bas. Plus de 50 fournisseurs de services y sont connectés.
Résumé des avantages du manuel Expodoc électronique :
L'organisateur compose son manuel dans Expodoc : textes d'information - produits et services propres (possibilité d'annonces publicitaires, cartes d'entrée etc.) - produits de fournisseurs. D'un simple clic de souris, ces derniers sont chargés dans le manuel. Dès que le contenu est prêt, les exposants reçoivent un e-mail de bienvenue avec leurs codes d'accès. Les commandes déjà lancées peuvent être aisément suivies ou visualisées grâce au module de gestion. Les exposants conservent également un relevé bien ordonné de leurs commandes. Une autre spécificité d'Expodoc est que les commandes sont automatiquement transmises vers les fournisseurs concernés.